Briefings sparen Geld und Zeit

Ein «Briefing» ist eine kurze Besprechung. Allzu oft geht es dabei um die Kürze. Dabei zahlen sich gute, überlegte und ausführliche Briefings aus.

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Es gilt der Grundsatz jeglicher Kommunikation: Versetzen Sie sich in den Empfänger. Was muss der/die Ausführende wissen, um den Auftrag so schnell, so einfach und so perfekt wie möglich ausführen zu können?

So geht Briefing

Er muss möglichst allesumfassend informiert werden. Von der Wirkung, die die Arbeit haben soll, zur Leitidee der Unternehmenskommunikation bis hin zu den nackten Zahlen. Und das immer. Egal ob es sich um einen kleinen Text, eine neue Website oder ein komplettes Kommunikationskonzept handelt.

Versuch und Irrtum

Wenn das Briefing eine eigentlich verfügbare Information nicht enthält, entzieht man dem Projekt eventuell genau das essentielle Stück Grundlage, das es benötigt. Der/die Ausführende wird dann vermeintlich ungenau arbeiten, drei Schlaufen mehr benötigen oder einfach nach der Versuch-und-Irrtum-Methode vorgehen, bis er den Geschmack des Auftraggebenden trifft.

Zahlt sich aus

Frage: Wer sollte sich für ein ausführliches Briefing Zeit nehmen? Antwort: Jeder und jede. Der Vorgesetzte, der Kunde, der Auftraggeber, die Zahlende. Ein gutes Briefing sorgt dafür, dass die Ausführenden zielführend arbeiten können und dadurch weniger Zeit benötigen. Dies verursacht weniger Kosten.

Zeit vorgängig einsetzen

Auch wenn Sie wenig Zeit haben, nehmen Sie sich die Zeit lieber zu Beginn eines Projekts. Denken Sie genau über das Vorhandene, das Fehlende und den Wunsch-Endzustand nach und halten Sie es unmissverständlich fest. Auch wenn Sie anfangs vielleicht Stunden investieren müssen, tauchen dadurch im Laufe des Projekts weniger unbeantwortete Fragen auf. Dadurch werden Sie als Kontakt weniger beansprucht, weniger genervt, kriegen schnellere Ergebnisse, die auch noch näher an dem dran sind, was Sie sich vorgestellt haben. Und am Ende bezahlen Sie für mehr Zufriedenheit auch noch weniger Geld.