So sieht die Digitalisierung in einer Kommunikationsagentur aus

Heute ist Schweizer Digitaltag. Natürlich sind auch in einer Kommunikationsagentur viele Prozesse – intern wie extern – digitalisiert. Wir bieten einen Einblick in unsere Arbeit.

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Als Agentur engagiert sich Polarstern für die Digitalisierung, indem wir interne Prozesse automatisieren, Daten verknüpfen und Tools mit unseren Kunden teilen. Für uns als Agentur sind digitale Prozesse, Instrumente und Kommunikationswege Alltag. Deshalb unterstützen wir unsere Kundinnen und Kunden dabei, auch ihre eigenen Veränderungen im Rahmen der digitalen Transformation intern und extern kommunikativ zu begleiten.

Big Data als Alltag

Zum Beispiel erhalten potenzielle Kundinnen und Kunden mit Hilfe von Marketing Automation von uns automatisch Hilfestellungen für die Evaluation einer Lösung für Medienbeobachtung. In diesem Bereich wird für uns als Kommunikationsagentur auch Big Data zum Thema. Um für Kundinnen und Kunden eine relevante Presseschau zu erstellen, verknüpfen wir die Medienbeobachtung mit unserer Mediendatenbank und einem CRM. Dadurch haben wir die Möglichkeit jederzeit zu sehen, welche Medien wir für welche Themen kontaktiert haben und welche Themen sie schlussendlich aufgreifen. Daraus generieren wir individuelle Fokusprofile und Themencluster, die optimal auf die Bedürfnisse unserer Kundinnen und Kunden abgestimmt sind.

Geteilte Tools für transparente Prozesse

Um die Zusammenarbeit mit unseren Kundinnen und Kunden zu optimieren, digitalisieren wir alle Unterlagen und teilen gemeinsam Dokumente und Datenbanken, damit beide Seiten stets auf dem aktuellen Stand der Projekte sind und Reibungsverluste verhindert werden. Auch Instrumente für die Planung, Produktion sowie das Controlling von Kommunikationsmassnahmen verwenden wir auf diese Weise, was die Qualität der Zusammenarbeit weiter erhöht. Bei einer Zusammenarbeit mit einer Agentur ist nicht nur die externe Kommunikation, sondern auch die interne Kommunikation grundlegend für den Erfolg.

Digitalisierung auch innerhalb der Agentur

Auch innerhalb unserer Kommunikationsagentur selbst haben wir zahlreiche Prozesse digitalisiert. So setzen wir unter anderem auf eine Online-Buchhaltung, die viele Informationen von Rechnungen und Belegen automatisch erkennt und verarbeitet. Weiter benützen wir ein Tool zur Übersicht all unserer Mandate und Projekte, wo der Stand der Dinge vermerkt sowie die aufgebrachte Arbeitszeit festgehalten wird. So kann Polarstern problemlos an zwei Standorten tätig sein (Solothurn und Luzern). Dies ermöglicht zudem Home-Office-Tage oder die Zusammenarbeit mit Freelancern, die nicht in unseren Räumlichkeiten arbeiten.

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